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Estoque baixo

Um item entra em estoque baixo quando a quantidade chega ao limite ou abaixo dele. O limite não é um número fixo: ele desce por uma cascata, do mais específico ao padrão da conta.

O que conta como estoque baixo

Um item está em estoque baixo quando a sua quantidade é menor ou igual ao limite efetivo, e esse limite é maior que zero. Um limite de zero significa “não acompanhar”: o item nunca aparece como baixo. A comparação é no ou abaixo, então um item com limite 3 e 3 unidades em estoque já conta como baixo.

A cascata de limites

O limite efetivo é o primeiro destes valores que estiver definido (maior que zero), do topo para a base:

item.min_stock

O estoque mínimo definido no próprio item. Se for maior que zero, é ele que vale, e a cascata para aqui.

unidade.low_stock_threshold

O limite padrão da unidade de medida do item (por exemplo, KG começa em 10). Usado quando o item não tem mínimo próprio.

organização.low_stock_threshold

O padrão da organização, 10 de fábrica, aplicado quando nem o item nem a unidade definiram um limite.

Definir o mínimo no item cobre o caso específico (“este produto some rápido, me avise já com 20”). Deixar em branco faz o item herdar um padrão sensato da unidade de medida e, por fim, da organização, sem você precisar preencher item por item.

Um exemplo

Um item “Café torrado 500g” usa a unidade CX (limite padrão 3) e não define mínimo próprio. A organização mantém o padrão 10. Como o item não tem mínimo e a unidade define 3, o limite efetivo é 3. Com 2 caixas em estoque, ele está em estoque baixo.

Onde o sinal aparece

Uma vez calculado, o estoque baixo aparece em três lugares:

No campo low_stock de cada item na API, já resolvido pela cascata: você não recalcula nada.
No painel da plataforma, como a contagem de itens em estoque baixo.
Num resumo diário por e-mail para o responsável e numa notificação para os gestores, quando há itens baixos.

Item na API (trecho)

{
  "id": "…",
  "name": "Café torrado 500g",
  "quantity": 2,
  "min_stock": 0,
  "unit_of_measure_id": "…",
  "low_stock": true
}

Conciliação: manter o número honesto

O sinal de estoque baixo só vale se a quantidade for real. É aí que entra a conciliação. Cada entrada, saída e venda ajusta a quantidade na hora em que acontece, mantendo o número vivo. E, quando o sistema e a prateleira divergem, uma contagem física (auditoria) compara o estoque contado com o do sistema, item a item, e fecha a diferença.

Concluída a contagem, o estoque passa a refletir o que foi contado, e o cálculo de estoque baixo volta a ser confiável. Você pode reagir a isso de forma automática: o evento stocktake.completed avisa o seu servidor quando uma auditoria fecha, e o movement.recorded chega a cada movimentação. Veja webhooks.

O webhook item.low_stock segue esta mesma cascata

O evento item.low_stock dos webhooks usa exatamente a cascata desta página. Enquanto o item seguir baixo, ele é reemitido a cada nova movimentação, e o campo threshold traz o limite que valeu.